System ERP do IFS w Veracomp

Veracomp powstał w 1991 roku w Krakowie. W ciągu 10 lat stał się ogólnopolskim dystrybutorem posiadającym sieć 10 przedstawicielstw w Polsce (Kraków, Warszawa, Wrocław, Rzeszów, Szczecin, Poznań, Gdańsk, Łódź, Lublin, Bydgoszcz) i dysponującym mocnym zapleczem technologicznym i kapitałowym.


Dziś, strategia realizowana przez firmę uznawana jest za wzorcową, wyznaczającą standardy dla całego rynku. Firma rozpoczęła działalność jako dystrybutor nośników danych, materiałów eksploatacyjnych i urządzeń peryferyjnych. Przełomowym rokiem  był 1996, kiedy podjęto decyzję o otwarciu działu systemów sieciowych i realizacji nowej strategii rozwoju firmy. Oprócz standardowych w dystrybucji usług logistycznych i finansowych, firma rozpoczęła świadczenie usług dodatkowych dla klientów. Inwestowała w doradztwo, edukację i wsparcie techniczne, wzbogacając w ten sposób produkty i rozwiązania wartościami i usługami biznesowymi. Rozwijała też obecność na rynkach lokalnych. W 1997 roku dystrybucję nośników danych i materiałów eksploatacyjnych przejęła utworzona w tym celu firma Multioffice. W 1999 roku powstał dział pamięci masowych specjalizujący się w systemach do składowania, udostępniania i zabezpieczania danych. W roku 2000 utworzono Compendium - Centrum Edukacyjne Veracomp SA, które przejęło dotychczasową działalność edukacyjną firmy. W 2001 roku Veracomp, jako jedyny dystrybutor w Polsce, wprowadził do oferty rozszerzone usługi serwisowe.

Przed wdrożeniem systemu

Zajmując się dystrybucją na wielką skalę, Veracomp wykorzystywał od dawna różne narzędzia informatyczne w kilku obszarach swojej działalności. Zarówno finanse, jak i dystrybucja oraz gospodarka magazynowa wspierane były odpowiednim oprogramowaniem. Specjalizacja i rozwój sprzedaży przez Internet wymusiły jednak konieczność szukania nowych rozwiązań informatycznych.

Kryteria wyboru

Wybierając system zwracano szczególną uwagę na jego elastyczność, funkcjonalność, a także metodologię i technikę wdrażania. Przyjęto bowiem założenie, że problemy związane ze zmianą narzędzia informatycznego mają być niezauważalne dla klientów. Oni bowiem są najważniejszymi partnerami firmy i powinni nadal mieć takie same narzędzia służące do współpracy z firmą.

Jakub Czechowicz, członek zarządu Veracomp: „Naczelną wartością naszej firmy jest głębokość relacji między handlowcem a klientem. Zawsze był to priorytetowy element rozwoju w naszej strategii. Nie mogliśmy sobie pozwolić na wdrożenie rozwiązania wymagającego przeprofilowania handlowca oraz ograniczenie funkcjonalności oferowanej naszym klientom. Nie można w pewnym momencie oświadczyć, że pewnych usług już nie oferujemy, bo zmieniliśmy system informatyczny. Wśród oprogramowania dostępnego na rynku jest wiele systemów, które po wdrożeniu wymagałyby dokonywania zbyt głębokich zmian w relacjach między firmą a klientami. W przypadku systemu IFS nigdy nie było takiej potrzeby, a nasze specyficzne wymagania były zawsze spełniane.”

Wdrażanie

Wstępne porozumienie z IFS zawarto w lipcu 2000 r, a termin wdrożenia rozwiązań IFS Dystrybucja i IFS Finanse określono na 1 stycznia 2001 r. Nie ustalano terminu wdrożenia modułu internetowego, albowiem pomysł na internerową dystrybucję Veracompu daleko odbiegał od obowiązujących w tej dziedzinie standardów. Wymagało to wielu modyfikacji standardowego modułu IFS WebKit.

Jakub Czechowicz: „W owym czasie mieliśmy już własny, działający sklep internetowy, z którzego korzystali nasi klienci. IFS zaprezentował nam swój gotowy produkt, my jednak chcieliśmy zastąpić nasze dotychczasowe rozwiązanie nowym, jednak bardzo podobnym. Nie można lekceważyć przyzwyczajeń klientów. Wspólnie zdecydowaliśmy się więc na wprowadzenie szeregu nowych funkcji do modułu IFS eBusiness, co spowodowało przesunięcie terminu wdrożenia sklepu internetowego i związanego z nim modułu dystrybucji o 3 miesiące. Oba te moduły były z sobą ściśle powiązane – nie można było łączyć nowego modułu internetowego ze starym modułem dystrybucji.”

Znaleziono zatem rozwiązanie pośrednie. Od pierwszego stycznia wprowadzono IFS Finanse, w wyniku czego, z początkiem roku 2001 cała sfera finansowa została w całości przejęta przez system IFS. Dane pochodzące z dystrybucji, na poziomie operacyjnym, obsługiwał ciągle stary stystem, po czym były transferowane na poziomie księgowym do systemu IFS Finanse. Takie rozwiązanie, wprawdzie karkołomne, dzięki współpracy informatyków z Veracomp i IFS, działało przez trzy miesiące, pozwalającw tym czasie na normalną pracę firmy. Po dopracowaniu szczegółów w module sklepu internetowego dokonano połączenia gotowego już modułu dystrybucji i od 1 kwietnia 2001 roku Veracomp przeszedł całkowicie na pracę w nowym systemie – IFS Aplications. Dane historyczne pozostawiono w starym systemie.

Jakub Czechowicz: „Rozwiązanie poprzednie było charakterem zbliżone do zaproponowanego przez IFS, więc pracownicy nie mieli problemów z przyzwyczajeniem się do pracy w nowym systemie. Poza tym, przez cały czas modyfikowania modułu sklepu internetowego, mieliśmy do dyspozycji treningową wersję dystrybucji. Służyła nam ona do ćwiczeń i przy okazji pomagała w identyfikowaniu nowych modyfikacji i funkcji. Przystosowując system IFS do naszych potrzeb i schematów działalności, musieliśmy dokonać blisko 70 modyfikacji. W ten sposób IFS dostosował swój system do naszej specyfiki działania – dystrybucji z wartością dodaną. Pozwoliło to nam zachować niezmieniony obraz działania firmy w oczach naszych klientów i nie zmuszać ich do zmiany swoich przyzwyczajeń.”

Praca

System został już w firmie zaakceptowany i wykorzystwany jest przez personel bardzo chętnie – tym bardziej, że przejął na siebie wykonywanie najbardziej żmudnej i czasochłonnej pracy. Obecnie nie ma procesu w firmie nie wspieranego narzędziami informatycznymi. Wszystkie oddziały firmy pracują w jednym systemie w trybie on-line, poprzez łącza stałe. Serwer centralny znajduje się w centrali firmy, tutaj też są główne magazyny.

Potrzeba modyfikacji wynikała ze specyfiki działalności firmy. Spośród wielu operacji, jakie należy wykonać w akcie sprzedaży część została zautomatyzowana, co z kolei wymagało dodatkowych modyfikacji. Moduł sprzedaży internetowej na potrzeby Veracomp S.A. powstawał niemal od podstaw w ścisłej współpracy inwestora i dostawcy. Nosi nazwę V-ZAM.

Anna Kumka, kierownik działu sprzedaży internetowej Veracomp: „Początkowo IFS zaproponował nam swoje rozwiązania sprzedaży internetowej – Web Store. Był to system typu B2C. My jednak potrzebowaliśmy – jesteśmy wszak firmą dystrybucyjną – systemu B2B. Chcieliśmy zachować część funkcjonalności, do których przyzwyczaili się nasi partnerzy, oferując im dodatkowo nowe możliwości, nowe funkcje. Tworząc system sprzedaży internetowej, poszliśmy jednak jeszcze dalej i daliśmy naszym klientom uprawnienia ograniczonych użytkowników systemu, mających możliwość dokonywania rezerwacji już podczas składania zamówienia. Inne moduły sprzedaży przez internet nie dają takiej możliwości, gdyż rezerwacja odbywa się dopiero w momencie skierowania całego zamówienia do realizacji.”

Dzięki takiemu mechanizmowi klient ma pewność, że zarezerwowany przez niego produkt na pewno nie zmieni właściciela i trafi do niego. To z kolei wymaga bieżącego prowadzenia bazy produktów, odnotowując wszelkie zachodzące na półkach magazynowych zmiany. System sprzedaży Veracomp jest graficzną interpretacją firmowej bazy danych – nie ma żadnego transferu danych do modułu internetowego. W każdej chwili to, co znajduje się na półkach, jest też na ekranie monitora. Gdy znika z ekranu – na pewno nie znajdzie się go na półce – i na odwrót.

Anna Kumka: „Zależało nam na tym, aby system sprzedaży przez internet był integralną częścią systemu ERP – IFS Applications. Aby był bezpośrednio powiązany ze wszystkimi modułami IFS, aby z jego poziomu były dostępne wszystkie informmacje – stany magazynowe, ceny, faktury, płatności, serwis. Klient, logując się do systemu może zobaczyć wszystkie informacje, jakich dotąd udzielał mu handlowiec lub księgowość: historię swojej współpracy z firmą Veracomp, terminy płatności faktur, ceny, indywiduale upusty itp. I to właśnie daje interfejs WWW. Takie podejście zaowocowało tym, że każdy nasz klient w momencie zalogowania się na stronie WWW, staje się w zasadzie użytkownikiem systemu, mającym do dyspozycji zestaw funkcji ograniczony do jego uprawnień.”

IFS WebKit - V-ZAM

Klient logując się do systemu widzi wszystkie te informaje, które był dotąd w stanie udzielić mu jedynie sprzedawca lub księgowość firmy. Wpisując swój kod i hasło dostaje natychmiast informacje na temat produktów i stanów magazynowych Veracompu, widzi ceny ze swoimi upustami, ma dokładny przegląd informacji na temat każdego produktu. Karta produktu jaką można obejrzeć na ekranie komputera, stanowi wyczerpujący zbiór informacji na temat tego produktu, i zwalnia z konieczności poszukiwania dodatkowych informacji. Widząc opis produktu, jego fotografię, ceny – sugerowaną i detaliczną, opis, parametry techniczne, klient może „przeskoczyć” na stronę producenta, albo na stronę Verscompu z dodatkowymi informacjami o danym produkcie, skąd może pobrać ulotki, bądź instrukcje obsługi w plikach *.PDF. Ma więc do dyspozycji kompendium informacji o tym produkcie. 

Moduł V-ZAM pokazuje także całą historię transakcji klienta z firmą Veracomp, zarówno zamówienia historyczne, jak i te, które są w trakcie realizacji. Klient ma możliwość wglądu w zamówienia planowane, dokonywane przez pracowników jego firmy, ale nie może ich modyfikować. Widzi całą historię współpracy i płatności, saldo, należności, swoje zobowiązania finansowe w stosunku do Veracomp, historię zleceń serwisowych, czyli wszystkich produktów, które wysyłał do serwisu Veracomp. Ma także do dyspozycji wyszukiwarkę dokumentów i produktów. Klient jest w stanie samodzielnie sprawdzić wszystko za pomocą V-ZAM: od momentu wyszukania produktu, złożenia zamówienia, sprawdzenia płatności, zleceń serwisowych, po sprawdzenie statusu przesyłki u spedytora poprzez zalogowanie się ze swoim parametrem na jego stronie www. Moduł jest systematycznie wzbogacany o nowe rozwiązania. Ostatnio pojawiła się w nim możliwość zamawiania szkoleń informatycznych z oferty spółki-córki dystrybutora: Compendium-Centrum Edukacyjnego Veracomp.

Korzyści

Środki, zainwestowane w nowy system zaczęły dość szybko wydawać spodziewane owoce na wielu obszarach działalności firmy.

Automatyzacja procesu sprzedaży – wdrażając system, a szczególnie moduł sprzedaży przez Internet, starano się tak opracować jego funkcjonalność, aby maksymalnie odciążyć handlowców. Procedury, jakie dotąd musieli oni wykonywać, są obecnie w dużym stopniu zminimalizowane. Ich czas, zgodnie ze strategią rozwoju firmy, może być wykorzystywany na zindywidualizowaną obsługę klientów, a przede wszystkim na konstruowanie nowych ofert.

Precyzyjna analityka – możliwość analizowania dowolnych procesów w systemie, możliwość wyciągania dowolnych informacji z baz danych, których poprzednio nie udawało się zebrać razem, skonsolidować i przedstawić w pożądanej formie. Obecnie powstają dowolne raporty w wymaganej przez zarząd formie. Można je oferować także klientom, co pomaga w długoplanowym, perspektywicznym tworzeniu strategii rozwoju firmy i współpracy na kolejne lata.

Porządkowanie operacji magazynowych – lepsze zabezpieczenie zapasów magazynowych, prowadzenie inwentaryzacji przy wykorzystaniu systemu, bez konieczności tworzenia dokumentacji papierowej, co przy liczbie ok. 10 tys. pozycji, przekładających się na setki tys. sztuk, było bardzo uciążliwe. Obecnie inwentaryzacje odbywają się raz na kwartał i trwają zaledwie 1 dzień. Inwentaryzacje są przy okazji sprawdzianem pracy firmy, 
a wczesne wykrywanie błędów przysparza firmie wymierne korzyści – w skali roku oszczędzane są kwoty rzędu kilkuset tysięcy złotych.


Anna Kumka: „V-ZAM wpłynął na powiększenie sieci dystrybucji. W kwietniu 2001 r. mieliśmy ok. 600 użytkowników, obecnie ich liczba przekroczyła 1500 – w momencie, gdy wdrożono nowy system zanotowaliśmy wzrost liczby próśb o przyznanie hasła. Jest to wzrost ogromny. Dodatkową motywacją dla klientów są promocje, wielość informacji zawartych w systemie."

Plany

Jakub Czechowicz: „Specjalizujemy się w dziewięciu obszarach technologicznych (LAN, infrastruktura internetu, bezpieczeństwo sieci, systemy RAID, sieci SAN, backup danych, peryferia, prezentacje, internet dla domu i biura). Przyszłość widzimy w pogłębianiu tych specjalizacji, wzmacnianiu relacji z partnerami i rozbudowywaniu oferty usług. Dostarczane przez nas produkty i rozwiązania sukcesywnie wzbogacamy o usługi biznesowe. Wprowadziliśmy telefoniczny system pomocy technicznej (help desk). Jesteśmy jedynym dystrybutorem w Polsce oferującym usługi serwisowe (np. wymiany i naprawy sprzętu w miejscu instalacji). Jako kolejne w naszej ofercie pojawią się usługi konsultingowe. Organizujemy również bezpłatne seminaria dla naszych klientów. Wiedzę tam zdobytą można poszerzyć uczestnicząc w szkoleniach Compendium-Centrum Edukacyjnym Veracomp SA. Dostarczamy naszym klientom kompletne rozwiązania, zaczynając od doradztwa przed sprzedażą i pomocy w przygotowaniu projektu informatycznego, przez dostarczenie sprzętu, przeszkolenie, na usługach serwisowych kończąc. W ten sposób zacieśniamy relacje z klientami i zyskujemy przewagę nad konkurencją.”

Anna Kumka: „W najbliższych latach spodziewamy się wzrostu użytkowników systemu nawet do 3 tysięcy. Rozbudowana struktura V-ZAM jest logicznym rozszerzeniem inwestycji Veracomp w rozwój relacji z klientami. Internetowe systemy B2B pomagają zarządzać łańcuchem dostaw w nowoczesny sposób. Wspomagają zarządzanie relacjami w kanale (producent – dystrybutor – reseller – klient końcowy) w taki sposób, aby maksymalizować wartości i minimalizować koszty. Nowy rodzaj łańcucha dostaw jest istotny zwłaszcza w sprzedaży wysokich technologii, gdzie cykl życia produktów może  być krótszy od cyklu dostarczenia go klientowi w sposób tradycyjny”.

Oprogramowanie

IFS Dystrybucja
IFS Finanse
IFS WebKit (V-ZAM)

Platforma systemowo-sieciowa

Oracle/HP9000 2 GB RAM
Macierz EMC jako repozytorium danych
120 jednocześnie pracujących użytkowników (pracownicy firmy)
1300 zarejestrowanych partnerów – użytkowników o ograniczonym dostępie

Źródło: www.ifs.com

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top

IFS Rozwiazania w chmurze 1 IFS Field Service Management 1